Polityka Prywatności
Dokument wyjaśnia, jakie dane osobowe zbieramy w serwisie i platformie B2B DekoS, po co je przetwarzamy, komu je powierzamy, jak długo je przechowujemy i z jakich praw można skorzystać.
1. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest:
SZEREMIOTA SPÓŁKA JAWNA
Kolonia Druga 2A, 11-300 Biskupiec
NIP: 7393949330 | BDO: 000538345
E-mail: biuro@dekos.pl
Dane przetwarzamy zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem biuro@dekos.pl.
2. Jakie dane zbieramy
Dane konta i firmy
Imię i nazwisko osoby zakładającej konto, adres e-mail, hasło (przechowywane wyłącznie w postaci zaszyfrowanej), nazwa firmy, NIP, numer BDO, telefon oraz adres siedziby.
Osoby kontaktowe i punkty odbioru
Imię i nazwisko, telefon oraz adres e-mail osób wskazanych przez Klienta do kontaktu przy odbiorach, a także nazwy i adresy punktów odbioru odpadów.
Dane zleceń
Rodzaj i deklarowana ilość odpadów, preferowany termin i miejsce odbioru, uwagi, zdjęcia odpadów dołączone przez Klienta oraz zdjęcia dokumentujące rozładunek i rozliczenie.
Dane transportu
Nazwa firmy transportowej i jej numer BDO, numery rejestracyjne pojazdu i naczepy oraz imię, nazwisko i numer telefonu kierowcy — w zakresie niezbędnym do realizacji odbioru i wystawienia karty przekazania odpadów.
Dane rozliczeniowe
Dane niezbędne do wystawienia faktur pro-forma, faktur VAT i umów, wraz z historią wystawionych dokumentów.
Dane techniczne
Adres IP, informacje o przeglądarce oraz zapisy zdarzeń w dziennikach serwera, powstające automatycznie podczas korzystania z serwisu.
3. Cele i podstawy prawne
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna |
|---|---|
| Prowadzenie konta i udostępnianie platformy | art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy |
| Przyjmowanie zgłoszeń, wycena i realizacja odbioru odpadów | art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy |
| Prowadzenie ewidencji odpadów i wystawianie kart przekazania odpadów w systemie BDO | art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny (ustawa o odpadach) |
| Wystawianie i przechowywanie faktur oraz dokumentacji księgowej | art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny (przepisy podatkowe i o rachunkowości) |
| Weryfikacja danych firmy w rejestrze REGON na podstawie numeru NIP | art. 6 ust. 1 lit. b RODO — czynności zmierzające do zawarcia umowy |
| Wysyłka powiadomień o statusie zlecenia i wystawionych dokumentach | art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy |
| Obsługa reklamacji i korespondencji | art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes |
| Zapewnienie bezpieczeństwa platformy i ustalanie lub dochodzenie roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes |
Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do założenia konta i realizacji zleceń. Bez nich nie możemy zawrzeć ani wykonać umowy.
4. Jak długo przechowujemy dane
- Dane konta — przez czas istnienia konta, a po jego usunięciu przez okres przedawnienia roszczeń.
- Dokumentacja księgowa i faktury — 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
- Ewidencja odpadów i karty przekazania odpadów — 5 lat, zgodnie z ustawą o odpadach.
- Zdjęcia i dokumentacja zleceń — przez okres realizacji zlecenia i okres przedawnienia roszczeń.
- Korespondencja i reklamacje — do czasu zakończenia sprawy i upływu okresu przedawnienia roszczeń.
- Dzienniki serwera — przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, nie dłużej niż 12 miesięcy.
Po upływie tych okresów dane są usuwane lub anonimizowane. Usunięcie konta nie powoduje usunięcia danych, które mamy obowiązek przechowywać na podstawie przepisów prawa.
5. Komu przekazujemy dane
Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich do celów marketingowych. Odbiorcami danych mogą być:
- SeoHost.pl — dostawca hostingu, na którego serwerach działa serwis i baza danych.
- Dostawca poczty elektronicznej — w zakresie wysyłki powiadomień i dokumentów na adres Klienta.
- Główny Urząd Statystyczny — przy sprawdzaniu danych firmy w rejestrze REGON na podstawie numeru NIP.
- Firmy transportowe — w zakresie danych niezbędnych do realizacji odbioru (adres, osoba kontaktowa, telefon).
- Biuro rachunkowe i doradcy prawni — w zakresie obsługi rozliczeń i ewentualnych sporów.
- Organy publiczne — gdy obowiązek przekazania wynika z przepisów prawa, w szczególności w ramach systemu BDO.
Podmioty działające na nasze zlecenie przetwarzają dane wyłącznie w zakresie i celu przez nas wskazanym, na podstawie umów powierzenia przetwarzania.
6. Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy
Nie przekazujemy danych poza EOG. Serwis i baza danych działają na serwerach w Polsce, a wszystkie zasoby strony — w tym kroje pisma — pobierane są z naszego serwera, nie z usług zewnętrznych.
Gdyby to się kiedyś zmieniło, zaktualizujemy tę sekcję i poinformujemy Klientów posiadających konto, tak jak opisuje punkt 11.
7. Twoje prawa
W związku z przetwarzaniem danych przysługuje Ci prawo do:
- dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
- sprostowania danych nieprawidłowych lub nieaktualnych,
- usunięcia danych, jeżeli nie mamy obowiązku ani podstawy do dalszego ich przechowywania,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy,
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie.
Aby skorzystać z tych praw, napisz na biuro@dekos.pl. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca.
Masz również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli uznasz, że przetwarzamy dane niezgodnie z prawem.
8. Pliki cookies
Serwis korzysta wyłącznie z plików cookies niezbędnych do działania. Nie stosujemy narzędzi analitycznych, reklamowych ani śledzących — nie ma tu Google Analytics, pikseli społecznościowych ani podobnych rozwiązań. Strona nie ładuje też żadnych zasobów z serwerów zewnętrznych, więc samo jej otwarcie nie ujawnia Twojego adresu IP osobom trzecim.
| Cookie | Do czego służy | Czas życia |
|---|---|---|
| Cookie sesji | Utrzymuje zalogowanie w panelu klienta między kolejnymi stronami | Do zamknięcia przeglądarki lub wygaśnięcia sesji |
| Token XSRF | Chroni formularze przed fałszowaniem żądań (atak CSRF) | Czas trwania sesji |
Ponieważ używamy wyłącznie cookies niezbędnych, ich stosowanie nie wymaga zgody. Możesz je zablokować w ustawieniach przeglądarki, ale wtedy logowanie do panelu przestanie działać.
9. Bezpieczeństwo danych
- Połączenie z serwisem szyfrowane jest protokołem HTTPS.
- Hasła przechowujemy wyłącznie w postaci skrótów kryptograficznych — nie znamy ich i nie możemy odczytać.
- Dokumenty i zdjęcia zleceń trzymamy poza katalogiem publicznym; dostęp do nich wymaga zalogowania i uprawnień do danego zlecenia.
- Dostęp do danych mają wyłącznie upoważnieni pracownicy, w zakresie niezbędnym do wykonywania obowiązków.
- Każda firma widzi wyłącznie własne zlecenia, dokumenty i dane kontaktowe.
10. Automatyczne decyzje i profilowanie
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.
Kalkulator w formularzu zgłoszenia wylicza wycenę wstępną automatycznie na podstawie cennika, ale ma ona charakter orientacyjny — wycena ostateczna przygotowywana jest przez pracownika i wymaga Twojej akceptacji.
11. Zmiany polityki
Politykę możemy aktualizować, na przykład wskutek zmiany przepisów, zakresu usług lub narzędzi, z których korzystamy. Aktualna wersja zawsze dostępna jest pod tym adresem, wraz z datą obowiązywania.
O istotnych zmianach poinformujemy Klientów posiadających konto pocztą elektroniczną z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni.
12. Kontakt
W sprawach dotyczących danych osobowych napisz na biuro@dekos.pl lub listownie na adres: SZEREMIOTA SPÓŁKA JAWNA, Kolonia Druga 2A, 11-300 Biskupiec.
Zasady korzystania z platformy opisuje Regulamin.